Comment bien préparer une réunion en visioconférence ?

En seulement quelques années, l’appel vidéo s’est imposé comme un outil incontournable pour une collaboration efficace entre tous les membres d’une équipe. Cela est d’autant plus vrai avec l’essor grandissant du télétravail. Réunion de groupe à distance ou conversation entre des collègues de travail, la visioconférence est aujourd’hui un moyen de communication très prisé. Voici quelques conseils pratiques pour effectuer des réunions en visioconférence réussies et productives.

Une bonne préparation en amont pour un déroulement sans accroc

Comme n’importe quelle réunion, une visioconférence nécessite une préparation en amont. Elle doit encore être plus rigoureuse compte tenu de la distance entre les différents participants. Pour assurer le bon déroulement de votre réunion virtuelle, il convient ainsi de rédiger et de diffuser au préalable une charte avec les règles à respecter. Ce qui permet déjà à tous les participants de connaître au moins ce qu’il ne faut pas faire pendant la tenue de la réunion.

Outre les règles à suivre, il est primordial de définir le déroulé de la réunion. Cela signifie un ordre du jour précis et une durée raisonnable. D’une façon générale, une visioconférence ne doit pas excéder les 45 minutes en incluant les temps d’échange. Il est impératif que la répartition du temps de parole soit claire et équitable. Chaque participant doit recevoir les supports avant le début de la réunion. Le nombre des participants devrait être limité à 10 personnes.

Les matériels adéquats avec une connexion internet de bonne qualité

Pour organiser une réunion en visioconférence, il faut un matériel en bon état de fonctionnement. En premier lieu, vous devez vous assurer que vous disposez d’un outil de visioconférence en adéquation avec l’usage prévu. Un outil adapté et performant garantit sa diffusion et contribue grandement à la réalisation des différents objectifs. De nos jours, l’offre proposée sur le marché est large et de bonne facture. Le plus important est qu’il convient au type de réunion souhaité.

Au-delà de la qualité du matériel, vous devez prendre garde à la fiabilité de votre connexion internet. Une connexion internet de mauvaise qualité est synonyme d’images pixelisées et discontinues. Le son risque aussi d’être haché et les paroles des intervenants difficiles à comprendre. Il peut même arriver que des coupures interviennent au cours de la diffusion. Ce qui aura pour conséquence de déconcentrer les participants. Ils vont vite se désintéresser de la réunion.

Un écran interactif pour un travail collaboratif et des échanges facilités

L’utilisation d’un écran interactif permet de dynamiser l’animation d’une réunion. Qu’il s’agisse d’une réunion en présentiel ou d’une réunion à distance, son utilité et ses performances sont identiques. Il fonctionne comme une tablette tactile. Ce qui la rend pratique et simple d’utilisation, même pour les utilisateurs qui ne sont pas familiarisés avec les appareils numériques. De plus, il ne nécessite pas de périphériques comme un ordinateur, un tableau blanc, etc. Il en est de même pour son installation.

L’écran interactif présente aussi l’avantage d’être un appareil collaboratif et intuitif avec différentes fonctionnalités. Son ergonomie maximise le confort d’usage. Même à distance, il permet de travailler ensemble aisément : discuter d’un thème, échanger sur l’évolution d’un projet, etc.Les membres de l’équipe peuvent participer en partageant un contenu, en le modifiant à n’importe quel moment, etc. Ce qui favorise la collaboration, renforce la cohésion du groupe et améliore la productivité.

L’attribution d’un rôle précis pour chaque participant à la visioconférence

Une réunion en visioconférence peut rassembler jusqu’à 10 participants, voire plus. Toutefois, pour la fluidité des échanges, le mieux est de limiter ce nombre à 6 personnes. Dans ce petit groupe, il est indispensable que chacun ait un rôle précis : time keeper, animateur, répartiteur de parole, preneur de notes, etc.Cela évite que la réunion ne devienne épuisante et improductive. Tel est notamment le cas lorsque tous les participants prennent la parole en même temps.

Avec une organisation méthodique, vous avez la garantie de rester focus sur le thème de la réunion et de respecter l’ordre du jour. Les participants restent concentrés et ne se dispersent pas avec d’autres sujets de discussion. Vous anticipez aussi les problèmes d’interruption de parole d’un intervenant à l’origine de conflits. Enfin, toutes les décisions et actions adoptées doivent être consignées par écrit afin de prévenir d’éventuels oublis et ambiguïtés. La rédaction du compte-rendu n’en est alors que facilitée.

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